オフサイトミーティングとは？
具体的な事例と失敗しないコツを運営サイドが解説
企業のリモートワーク制度導入が急速に進む中で、「オフサイトミーティング」を実施する企業も増えています。
オフサイトミーティングとは職場を離れて行う会議のこと。組織を活性化させたい企業が注目する「オフサイトミーティング」について、オフサイトミーティングの会場を運営するWIND＋HORNが、その意味や具体的な事例、失敗しないためのコツをお伝えします。
オフサイトミーティングとは？
オフサイトミーティングとは、職場など通常の業務を行う場所から離れ、いつもと違った環境で行う会議のことです。
一般的には、自然豊かなリゾート地や観光地にあるホテルや旅館、レンタル会議室、一棟貸しのワーケーション施設などで実施されます。
そもそも、オフサイト（off-site）とは、英語の「現場から離れた」という意味で、その名からオフサイトミーティングという概念が生まれました。
また、オフサイトミーティングの狭義では、スコラ・コンサルタント社が提唱する「気楽にまじめな話をする場」があります。問題解決を図ることを会議の目的とせず、参加者が主体的に安心して話せる場作りに重点を置いた会議のことで、同社の登録商標です。
ただ、オフサイトミーティングとは、どちらかと言うと「職場から離れた場で会議をする」という広い意味で使用され、その目的については企業がその都度定めることが多いでしょう。
参考：スコラ・コンサルタント「オフサイトミーティング®とは」
オフサイトミーティングで期待できる３つの効果
職場から離れた場所で実施されるオフサイトミーティングには、日常的に行われている会議とは違う組織を活性化させる様々な効果が期待できます。
ここでは、オフサイトミーティングの主な3つの効果を紹介します。
１. チームビルディングを促進できる
開放的な雰囲気で行われるオフサイトミーティングは、半分遊びのような感覚で打ち解けたコミュニケーションがとれやすく、チームビルディングの促進が期待できます。
また、完全リモートワークへ移行する会社が増える中で、新入社員など同じチーム内の社員同士であっても実際には会ったことがないケースも。
ますますチームビルディングが難しくなる中、オフサイトミーティングはリモートワークの補完的な役割も果たしています。
２. 独創的なアイデアが出やすい
自然あふれる中で心も身体もリラックスできるオフサイトミーティング。日常的に行われる会議ではなかなか出てこないフレッシュで独創的なアイデアが出やすいのも特徴です。
気持ちがほころび穏やかだと、思考の幅もいつもより広がりやすいもの。
上下関係がほぐれ全員が発言もしやすくなるため、多くのアイデアが生まれたという声もよく耳にする話です。
３. 仕事のストレスを解消してリフレッシュできる
オフサイトミーティングには仕事によるストレスを解消しリフレッシュできるという効果もあります。
毎日同じ職場に通勤し仕事をするのは、どうしても息詰まりやメンタル的な不調を感じやすいものです。
「いつもとは違う空間」で会議を行うことは、日頃たまったストレスを発散でき戻ってからの仕事の活力にもなるでしょう。
実際のオフサイトミーティング体験談はこちら
内部リンク https://www.windandhorn.com/column/2020/12/1
オフサイトミーティングの具体的な流れ
【WIND＋HORNの事例】
オフサイトミーティングとは具体的にどのようなスケジュール・流れで実施されるのでしょうか？
ここでは、実際にオフサイトミーティングを実施した場合の一例を紹介します。
１. オフサイトミーティングの滞在スケジュール例
08:04 東京駅出発（新幹線乗り継ぎなしの66分）
09:21 上毛高原駅到着～レンタカーorタクシーor無料送迎
10:00 チェックイン～屋内コテージで前期の振り返りミーティング
12:00 ランチタイムは、屋外テントタープの下で自然食弁当ランチ
13:30 ブレイクタイム＆お互いの理解を深め合うことをテーマとしたワークショップ
16:30 周辺の町内散策で、地元の人気スイーツ「大とろ牛乳」を堪能する
17:00 近隣の天然掛け流し日帰り温泉で1日の疲れを癒す
18:30 ウッドデッキで、新鮮な野菜と肉を使って皆でBBQタイム！
20:00 レンガ造りのスペースで、焚き火を囲んで日々の心境を語る
21:00 帰りの身支度～チェックアウト
21:40 上毛高原出発（新幹線乗り継ぎ無しの66分）
22:54 東京駅到着～帰宅
オフサイトミーティングは一泊二日など泊りがけで行われることもありますが、関東近郊などの職場から数時間の距離であれば日帰りでも可能です。
例えば、群馬県のみなかみにある当施設であれば、東京駅から新幹線で66分。
午前・午後としっかりと会議の時間をとりつつ、観光や自然の中でのBBQなどその土地ならではの遊びも楽しみながら社員同士の交流を深めます。
２. オフサイトミーティング内容事例
1日程度での滞在であれば、午前・午後とでテーマを2つに分けて実施されるケースが多いでしょう。よくあるのは、午前中は実際の業務に関連した内容、午後は社員や会社への理解を深めるための内容などです。
例えば、下記の通りです。
AM10:00～PM12:00
・前期の振り返り
・新商品のコンセプト決定
・新規事業のアイデア出し
PM13:30～16:30
・自社の強みについてのワークショップ
・来期の個人目標を設定
・ストレングスファインダーや適性検査の結果を共有
オフサイトミーティングの参加者によると「せっかくの場を提供してもらったのだからと、いつも以上に集中して会議に参加できた」といった声も。
よいコンディションでの会議が想定されますので、ぜひ内容を吟味・準備してから会議に臨んでください。
オフサイトミーティングで失敗しない３つのコツ
オフサイトミーティングは非日常な環境からついつい遊びに夢中になってしまい、費用がかかった割に思った効果が感じられなかったという場合も。
ここでは、失敗しないオフサイトミーティングを実施するための3つのコツをお伝えします。
１. 目的と目標を決める
まず、重要なのがオフサイトミーティングで果たしたい目的や目標をあらかじめしっかりと設定しておくことです。
オフサイトミーティングはラフな状態で行われるからこそ、目的や目標がぶれやすく「楽しかったけど他に収穫がなかった」ともなりかねません。
目的や目標について全員が共通認識を持ち、達成できるよう意識的に参加することが大切でしょう。
２. ルールを決める
オフサイトミーティング時には、目的に合わせてある程度ルールを決めておくとよいでしょう。例えば、「ブレーンストーミングの際は、発言者の意見を絶対に批判しない」「傾聴を心がける」「発言者が偏らないようにする」などなど。
オフサイトミーティングの目的や目標を達成しやすい空気づくりのために、事前にルールを決めてから実施しましょう。
３. 事前準備をしっかりしておく
オフサイトミーティングで失敗しないためには、事前準備をしっかりしておくことがポイント。
・役割分担の決定
・必需品の用意
・アジェンダやプランの作成
・ファシリテーターの選定 など
特にファシリテーターの選定は重要で、メンバーの様子を見ながら適切な舵取りによりオフサイトミーティングの目的・目標の達成へ導くスキルが必要とされます。
事前にしっかりと準備をしておくことで、オフサイトミーティングのメリットを十分に発揮できる有意義な時間を過ごせるでしょう。
オフサイトミーティングで組織を活性化させよう！
オフサイトミーティングは日常から離れ、新鮮な状態でざっくばらんと社員同士で話し合いができる場です。
その中で、現地ならではの遊びも楽しみつつ、社員同士の親睦を深めリフレッシュすることもできるでしょう。
せっかく時間をかけてオフサイトミーティングを開催するなら、しっかりと効果を実感して皆さんに笑顔で帰って頂けることを運営サイドとして願うばかりです。
ぜひ、オフサイトミーティングを最大限に活用して、組織の活性化を目指してください！